Prozessautomatisierung: Ihr umfassender Leitfaden für 2025

Geschätzte Lesezeit: 5 Minuten

Die wichtigsten Erkenntnisse:

• Prozessautomatisierung ist eine Notwendigkeit für Unternehmen.
• Bietet Effizienzsteigerung, Kosteneinsparungen und Fehlerreduzierung.
• Viele Prozesse, wie Einkauf und Kundenservice, können automatisiert werden.

Inhaltsverzeichnis:

• Was ist Prozessautomatisierung?
• Automatisierung von Arbeitsprozessen im Detail
• Einkauf automatisieren
• Call Center Automatisierung
• Projekt Automatisierung
• Best Practices für die Prozessautomatisierung
• Fallstudien zur Prozessautomatisierung
• Zukunft der Prozessautomatisierung
• Fazit

Was ist Prozessautomatisierung?

Prozessautomatisierung bedeutet, dass Technologie eingesetzt wird, um sich wiederholende Aufgaben zu automatisieren. Das Ziel ist es, menschliche Arbeit zu reduzieren und Prozesse effizienter, schneller und fehlerfreier zu gestalten – source: https://appian.com/learn/topics/process-automation/what-is-process-automation/, https://www.essert.com/blog/process-automation/.

Warum ist die Automatisierung von Arbeitsprozessen wichtig?

In der heutigen Zeit ist die Automatisierung von Geschäftsprozessen (“automatisierung von arbeitsprozessen“) ein Schlüsselfaktor für die digitale Transformation. Unternehmen, die auf Automatisierung setzen, können schneller auf Marktveränderungen reagieren, ihre Kosten senken und ihre Wettbewerbsfähigkeit steigern.

Vorteile der Prozessautomatisierung

Die Automatisierung von Arbeitsprozessen bietet zahlreiche Vorteile:

• Effizienzsteigerung: Prozesse werden schneller und effizienter ausgeführt.
• Kosteneinsparungen: Weniger manuelle Arbeit bedeutet geringere Personalkosten – source: https://www.emakin.com/the-role-of-automation-in-cost-reduction, https://www.ibm.com/think/insights/procurement-automation, https://www.netsuite.com/portal/resource/articles/erp/procurement-automation.shtml.
• Fehlerreduzierung: Automatisierte Prozesse sind weniger anfällig für menschliche Fehler.
• Verbesserte Compliance: Prozesse werden standardisiert und besser dokumentiert.
• Höhere Kundenzufriedenheit: Schnellere und präzisere Prozesse führen zu zufriedeneren Kunden.

Bis zu 40% Effizienzsteigerung sind durch Automatisierung möglich.

Welche Prozesse können automatisiert werden?

Viele verschiedene Arten von Prozessen können automatisiert werden, darunter:

• Administrative Aufgaben
• Produktionssteuerung
• Entscheidungsfindung
• Kundenservice
• Finanzprozesse – source: https://www.conger.com/types-of-automation/.

Automatisierung von Arbeitsprozessen im Detail

Was bedeutet Automatisierung von Arbeitsprozessen genau?

Die “Automatisierung von Arbeitsprozessen” bezieht sich auf die Minimierung von repetitiven, manuellen Aufgaben in Geschäftsprozessen. Es geht darum, Technologien einzusetzen, um diese Aufgaben zu automatisieren und so die Effizienz und Produktivität zu steigern.

Beispiele für automatisierte Arbeitsprozesse

Es gibt viele Beispiele für Arbeitsprozesse, die automatisiert werden können:

• Dateneingabe: Automatisches Ausfüllen von Formularen und Übertragen von Daten zwischen Systemen.
• Berichterstellung: Automatische Generierung von Berichten aus verschiedenen Datenquellen.
• Genehmigungsworkflows: Automatisches Weiterleiten von Anträgen an die zuständigen Personen und Verfolgen des Genehmigungsstatus.
• Kunden-Onboarding: Automatisches Erstellen von Kundenkonten und Versenden von Willkommens-E-Mails – source: https://appian.com/blog/acp/business-process-management/business-process-management-examples.
• Marketing-Request-Management: Automatische Bearbeitung von Marketinganfragen.

Für eine effizientere Bearbeitung von Marketinganfragen kann auch eine Marketing Automation eingesetzt werden: https://od-solution.com/marketing-automation-effiziente-prozesse/.

Technologien und Tools für die Automatisierung von Arbeitsprozessen

Für die “automatisierung von arbeitsprozessen” werden verschiedene Technologien und Tools eingesetzt:

• RPA (Robotic Process Automation): Software-Roboter, die menschliche Handlungen imitieren und repetitive Aufgaben ausführen. RPA ist ideal für Aufgaben, die regelbasiert sind und mit strukturierten Daten arbeiten.
• BPM-Systeme (Business Process Management Systeme): Umfassende Plattformen zur Modellierung, Automatisierung und Optimierung von Geschäftsprozessen. BPM-Systeme eignen sich für komplexere Prozesse, die eine Integration verschiedener Systeme erfordern – source: https://www.conger.com/types-of-automation/, https://appian.com/blog/acp/business-process-management/business-process-management-examples.

RPA-Bots arbeiten, indem sie Benutzerschnittstellen bedienen, so wie es ein Mensch tun würde, aber viel schneller und ohne Fehler. BPM-Systeme hingegen bieten eine zentrale Plattform, auf der Geschäftsprozesse modelliert, automatisiert und überwacht werden können.

Einkauf automatisieren

Automatisierung im Einkaufsprozess

Die “einkauf automatisieren” bietet erhebliche Potenziale für Effizienzsteigerungen und Kosteneinsparungen. Viele Schritte im Einkaufsprozess können automatisiert werden:

• Angebotsanfrage: Automatisches Versenden von Angebotsanfragen an verschiedene Lieferanten.
• Bestellabwicklung: Automatische Erstellung von Bestellungen basierend auf Lagerbeständen und Bedarfsprognosen – source: https://www.ibm.com/think/insights/procurement-automation, https://scanco.com/benefits-procurement-automation-your-company/, https://www.netsuite.com/portal/resource/articles/erp/procurement-automation.shtml, https://us.caddi.com/resources/insights/procurement-automation.
• Rechnungsprüfung: Automatischer Abgleich von Rechnungen mit Bestellungen und Lieferscheinen.
• Lieferantenmanagement: Automatisches Aktualisieren von Lieferanteninformationen und Überwachen der Lieferantenperformance.

Vorteile der Automatisierung im Einkauf

Die “einkauf automatisieren” bringt viele Vorteile mit sich:

• Bessere Konditionen: Durch automatisierte Angebotsanfragen können bessere Preise erzielt werden – source: https://www.emakin.com/the-role-of-automation-in-cost-reduction, https://www.ibm.com/think/insights/procurement-automation.
• Schnellere Durchlaufzeiten: Automatisierte Prozesse beschleunigen die Bestellabwicklung und Rechnungsprüfung.
• Weniger Fehler: Automatisierte Prozesse sind weniger anfällig für menschliche Fehler.
• Geringere Prozesskosten: Weniger manuelle Arbeit bedeutet geringere Personalkosten.

Call Center Automatisierung

Was ist Call Center Automatisierung?

Die “Call Center Automatisierung” bezieht sich auf den Einsatz von Technologie zur Automatisierung von Aufgaben im Kundenservice. Das Ziel ist es, die Effizienz zu steigern, die Kundenzufriedenheit zu verbessern und die Mitarbeiter zu entlasten.

Automatisierungsmöglichkeiten im Call Center

Es gibt viele verschiedene Automatisierungsmöglichkeiten im Call Center:

• Chatbots: Automatisierte Chat-Programme, die Kundenanfragen beantworten und Probleme lösen.
• IVR-Systeme (Interactive Voice Response): Telefonmenüs, die Kundenanfragen entgegennehmen und an die richtigen Mitarbeiter weiterleiten.
• Automatische Anrufverteilung: Intelligente Systeme, die Anrufe basierend auf verschiedenen Kriterien an die am besten geeigneten Mitarbeiter verteilen.

Vorteile der Call Center Automatisierung

Die “Call Center Automatisierung” kann die Kundenzufriedenheit steigern und die Mitarbeiter entlasten:

• Schnellere Reaktionszeiten: Kunden erhalten schneller Antworten auf ihre Fragen.
• 24/7 Verfügbarkeit: Chatbots und IVR-Systeme sind rund um die Uhr verfügbar.
• Entlastung der Mitarbeiter: Mitarbeiter werden von Routineanfragen entlastet und können sich auf komplexere Fälle konzentrieren.

Eine Steigerung der Kundenzufriedenheit kann auch durch den Einsatz von Social Proof erreicht werden: https://od-solution.com/social-proof-vertrauen-gewinnen/.

Projekt Automatisierung

Was bedeutet Projekt Automatisierung?

Die “Projekt Automatisierung” bezieht sich auf den Einsatz von Technologie zur Automatisierung von Aufgaben im Projektmanagement. Ziel ist es, die Projektplanung, -durchführung und -überwachung effizienter zu gestalten.

Automatisierbare Aspekte der Projektarbeit

Viele Aspekte der Projektarbeit können automatisiert werden:

• Aufgabenmanagement: Automatisches Erstellen, Zuweisen und Verfolgen von Aufgaben.
• Ressourcenplanung: Automatisches Zuweisen von Ressourcen zu Projekten und Überwachen der Ressourcenauslastung.
• Fortschrittsberichte: Automatisches Generieren von Fortschrittsberichten und Überwachen des Projektfortschritts.

Tools und Techniken für die Projektautomatisierung

Es gibt viele Tools und Techniken für die Projektautomatisierung:

• Projektmanagement-Software mit Automatisierungsfunktionen: Viele Projektmanagement-Softwarelösungen bieten integrierte Automatisierungsfunktionen, z.B. Asana, Jira.
• RPA (Robotic Process Automation): RPA kann für repetitive Aufgaben wie das Erstellen von Berichten oder das Aktualisieren von Projektinformationen eingesetzt werden.

Best Practices für die Prozessautomatisierung

Schritte für die erfolgreiche Implementierung von Automatisierungsprojekten

Die erfolgreiche Implementierung von Automatisierungsprojekten erfordert eine sorgfältige Planung und Umsetzung:

• Prozessauswahl: Beginnen Sie mit klar definierten, gut dokumentierten Prozessen.
• Stakeholder-Einbindung: Beziehen Sie die betroffenen Mitarbeiter von Anfang an ein.
• Schrittweise Einführung: Beginnen Sie mit Pilotprojekten und skalieren Sie dann – source: https://www.kten.com/blog/how-to-determine-if-process-automation-is-right-for-your-business/, https://www.processmaker.com/blog/5-best-practices-successful-process-automation-projects/.

Wichtige Überlegungen bei der Technologieauswahl

Bei der Auswahl der richtigen Automatisierungstechnologien sollten Sie folgende Aspekte berücksichtigen:

• Skalierbarkeit: Die Technologie sollte in der Lage sein, mit dem wachsenden Geschäftsumfang mitzuhalten – source: https://www.kten.com/blog/how-to-determine-if-process-automation-is-right-for-your-business/.
• Integration mit bestehenden Systemen: Die Technologie sollte sich nahtlos in die bestehende IT-Infrastruktur integrieren lassen.
• Benutzerfreundlichkeit: Die Technologie sollte einfach zu bedienen und zu verwalten sein.

Mitarbeitereinbindung und Widerstand abbauen

Um Widerstände abzubauen und die Akzeptanz der Automatisierung zu fördern, ist es wichtig, die Mitarbeiter in den Automatisierungsprozess einzubeziehen:

• Transparente Kommunikation: Informieren Sie die Mitarbeiter frühzeitig und umfassend über die geplanten Automatisierungsprojekte.
• Schulungen: Bieten Sie den Mitarbeitern Schulungen an, um sie mit den neuen Technologien vertraut zu machen.
• Möglichkeit zur aktiven Beteiligung: Geben Sie den Mitarbeitern die Möglichkeit, sich aktiv an der Gestaltung der Automatisierungslösungen zu beteiligen.

Automatisierung kann auch durch KI-gestützte Agenten erfolgen. Weitere Informationen finden Sie hier: https://od-solution.com/ki-agenten-fuer-unternehmen-2/.

Fallstudien zur Prozessautomatisierung

Automobilzulieferer reduziert Bearbeitungszeit für Lieferantenrechnungen

Ein Automobilzulieferer konnte durch die Automatisierung der Rechnungsbearbeitung die Bearbeitungszeit für Lieferantenrechnungen deutlich reduzieren [20].

Siemens: Geringere Prozesskosten im Einkauf

Siemens konnte durch die Automatisierung des Einkaufs die Prozesskosten um 65% senken [19].

Banco Santander: Verbesserte Kundenzufriedenheit durch Call Center Automatisierung

Banco Santander konnte durch die Call Center Automatisierung die Kundenzufriedenheit verbessern und gleichzeitig die Kosten senken [17].

Zukunft der Prozessautomatisierung

Trends und Entwicklungen im Bereich der Automatisierung

Im Bereich der Automatisierung gibt es einige wichtige Trends und Entwicklungen:

• KI-gestützte Automatisierung: Der Einsatz von Künstlicher Intelligenz zur Automatisierung komplexerer Aufgaben – source: https://www.conger.com/types-of-automation/, https://www.processmaker.com/blog/the-future-of-business-process-automation-trends-predictions/.
• Low-Code-Plattformen: Plattformen, die es auch Nicht-Programmierern ermöglichen, Automatisierungslösungen zu erstellen.
• Hyperautomation: Die Kombination verschiedener Automatisierungstechnologien zur Automatisierung von Ende-zu-Ende-Prozessen.

Zukünftige Möglichkeiten und Herausforderungen

Die “prozess automatisieren” bietet viele zukünftige Möglichkeiten:

• Noch effizientere Prozesse: Durch den Einsatz von KI und Machine Learning können Prozesse noch weiter optimiert werden.
• Neue Geschäftsmodelle: Die Automatisierung ermöglicht es Unternehmen, neue Geschäftsmodelle zu entwickeln.

Durch neue Gesetze kann das Direktmarketing im Online Bereich schwer werden: https://od-solution.com/aussagen-uber-direktmarketing-richtig/.

Es gibt aber auch Herausforderungen:

• Datenschutz: Die Verarbeitung großer Datenmengen erfordert einen hohen Datenschutzstandard.
• Sicherheit: Automatisierte Systeme müssen vor Cyberangriffen geschützt werden.

Automatisierung im Bereich Webdesign kann auch immer wichtiger werden: https://od-solution.com/webdesign-perfekte-webvisitenkarte-erstellen/.

Fazit

Die Prozessautomatisierung ist ein wichtiger Erfolgsfaktor für Unternehmen jeder Größe. Durch die Automatisierung von Geschäftsprozessen können Unternehmen ihre Effizienz steigern, Kosten senken, Fehler reduzieren und ihre Wettbewerbsfähigkeit verbessern. Es ist ratsam, die Möglichkeiten der Automatisierung in Ihrem eigenen Unternehmen zu prüfen. Die “prozess automatisieren“, “automatisierung von arbeitsprozessen“, “einkauf automatisieren“, “call center automatisierung“, “projekt automatisierung” sind allesamt Bereiche, in denen signifikante Verbesserungen erzielt werden können.
Viele Unternehmen setzen dafür auf Retool: https://od-solution.com/retool-low-code-plattform-2025/.